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Baustellen-Dokumente: Vom Papier zur Digitalisierung

David Licow · Montag, 21. August 2023 · 5min
Baustellen-Dokumente: Vom Papier zur Digitalisierung

Die Baubranche steht an einem Wendepunkt. Angesichts der steigenden Baukosten und erh√∂hten Zinsen wird deutlich, dass herk√∂mmliche Methoden der Dokumentenverwaltung √ľberdacht werden m√ľssen.

Es geht nicht mehr nur um die Bequemlichkeit des digitalen Zeitalters, sondern um eine effizientere und kostensparende Arbeitsweise. Der Wandel von Papier zu Digital ist daher keine kurzfristige Modeerscheinung, sondern eine nachhaltige Reaktion auf die sich verändernden Marktbedingungen.

In diesem Beitrag beleuchten wir den Weg von traditionellen Baustellen-Dokumenten hin zur Digitalisierung und warum dieser Schritt heute wichtiger ist denn je.

Der schnelle √úberblick √ľber die Methoden

Vergleich der Lösungen - Digital und Traditionell

‚ÄúBausichts Ampelsystem macht meine Arbeit klarer und einfacher. Es l√§sst mich nicht im Stich, um sicherzustellen, dass alle unsere Bescheinigungen komplett und aktuell sind. Keine komplizierte Schulung erforderlich!‚ÄĚ
-Nadine Widmann, Assistentin Schl√ľsselfertigbau bei Kr√§mer Bau

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Die traditionelle Methode: Papier

Zu den Vorteilen des Papiermanagements z√§hlen seine physische Greifbarkeit und die Unabh√§ngigkeit von elektronischen Systemen ‚Äď ein Handwerker kann auch ohne Internetzugang oder Strom auf einen handgeschriebenen Plan zugreifen. Dar√ľber hinaus bietet es eine visuelle Erfahrung, die manchen Menschen das Verst√§ndnis erleichtert.

Doch diese Vorteile werden von zahlreichen Nachteilen begleitet.

Fallstricke und Nachteile des Papierbasierten Systems

Das papierbasierte System ist anf√§llig f√ľr menschliche Fehler, physische Besch√§digungen und Verlust. Das Auffinden von Informationen kann zeitaufw√§ndig sein, und das Lagern von Papierdokumenten beansprucht viel Raum. Zudem sind Aktualisierungen und √Ąnderungen schwieriger durchzuf√ľhren und k√∂nnen leicht zu Fehlern f√ľhren, insbesondere wenn mehrere Parteien beteiligt sind. So kann es bei einer mangelhaften Dokumentation zu folgenden Konsequenzen kommen:

  • Arbeitsrechtliche Konsequenzen Gem√§√ü dem SchwarzArbG k√∂nnen Unternehmen bis zu drei Jahren von √∂ffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden, wenn sie Schwarzarbeit betreiben oder Ausl√§nder ohne g√ľltige Arbeitserlaubnis besch√§ftigen.

  • Straf- und Nachzahlungen Bei fehlerhaften oder unvollst√§ndigen Dokumenten kann das Unternehmen mit Geldstrafen belegt werden

  • Reputationssch√§den Ein Versto√ü gegen die Vorschriften kann das Image des Unternehmens sch√§digen.

Der halbe Schritt vorwärts: Excel

Vorteile von Excel-basierter Verwaltung: Mit Excel hat man alles an einem Ort. Fälligkeitsdaten, Namen der Nachunternehmer und welche Dokumente schon da sind. Wenn ein Dokument bald abläuft, kann man das in Excel manuell markieren und behält so den Überblick.

Nachteile von Excel

Das Programm Excel ist nicht speziell f√ľrs Bauen gemacht. Es fehlen automatische Erinnerungen, wenn Dokumente bald ablaufen. Bei einer hohen Anzahl an Nachunternehmern wird es rasch un√ľbersichtlich und der Verwaltungsaufwand steigt enorm.

Ein weiteres Hauptproblem liegt in der mangelnden Selbstverwaltung der Nachunternehmer: Generalunternehmen m√ľssen ihnen st√§ndig hinterherrennen, um notwendige Dokumente zu erhalten. Das bindet nicht nur viele Ressourcen und Fachkr√§fte, die an anderer Stelle produktiver eingesetzt werden k√∂nnten, sondern erh√∂ht auch das Risiko manueller Fehler. Diese Fehler k√∂nnen, besonders in der Baubranche, zu erheblichen Problemen und Kosten f√ľhren. Daher stellt Excel lediglich einen Zwischenschritt dar ‚Äď es ist sicherlich besser als Papier, aber bei Weitem nicht die ideale L√∂sung.

ERP-Systeme: Nicht immer der goldene Mittelweg

Vorteile f√ľr die Baubranche: ERP-Systeme b√ľndeln viele Gesch√§ftsprozesse auf einer Plattform, von der Projektplanung bis zur Personalf√ľhrung. Dies vereinfacht besonders die Dokumentenverwaltung von Nachunternehmern, wodurch scheinbar alles im Griff ist: vorhandene und fehlende Bescheinigungen, f√§llige Erneuerungen und mehr.

Grenzen von ERP

Trotz ihrer Vorteile haben ERP-Systeme deutliche Schw√§chen. Sie sind oft komplex und erfordern ausf√ľhrliche Schulungen. Zudem sind sie unflexibel. Besonders in der Dokumentenverwaltung fehlen oft wichtige Funktionen: Viele Abl√§ufe sind manuell, es mangelt an automatischen Benachrichtigungen, Selbstverwaltung durch Nachunternehmer und klaren Berichterstellungs-Tools. Das kann dazu f√ľhren, dass einige Systeme bei der F√ľlle an Dokumenten und der Vielzahl von Nachunternehmern schnell an ihre Grenzen sto√üen.Eine spezialisierte Software, zugeschnitten auf diese Herausforderungen, kann hier deutliche Vorteile bieten und Generalunternehmen entlasten."

Warum spezialisierte Software der Goldstandard ist:

Unsere spezialisierte Softwarel√∂sung stellt genau diese Anspr√ľche in den Mittelpunkt. Sie wurde entwickelt, um Bauunternehmen eine effektive, einfache und zuverl√§ssige Plattform zur Verf√ľgung zu stellen. Durch Automatisierungen und klare Strukturen reduziert sie den manuellen Aufwand und senkt Fehlerquellen drastisch. Hinzu kommt, dass Nachunternehmer aktiv in den Prozess eingebunden werden k√∂nnen, was wiederum Zeit der eigenen Fachkr√§fte einspart.

Spezialisierte Software

‚ÄúWir verbringen weniger Zeit damit, den Subunternehmen bei t√§glich wechselnden Mitarbeitenden hinterherzurennen und k√∂nnen uns somit mehr auf die eigentlichen Herausforderungen einer Baustelle konzentrieren.‚ÄĚ
-Thomas Feigl, Leitung Arbeitsvorbereitung bei Mauss Bau

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